Những điều cần biết về phí ngoài giờ thuê văn phòng

Ngoài những chi phí cố định như giá thuê và phí quản lý, phí ngoài giờ cũng là một trong các khoản chi phí mà quý khách hàng cần xem xét. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có xu hướng làm việc ngoài giờ thường xuyên, chi phí này trở thành một phần quan trọng và có ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí cho không gian làm việc. Vậy phí ngoài giờ thuê văn phòng là gì? Làm cách nào để tính phí ngoài giờ tại các tòa nhà văn phòng cho thuê ở Hà Nội? Hãy tìm hiểu chi tiết những thông tin sau đây để có cái nhìn rõ hơn về vấn đề này!

“Phí ngoài giờ” là gì?

Phí ngoài giờ là khoản phụ phí được tính khi khách thuê văn phòng làm việc ngoài thời gian quy định trong hợp đồng. Các tòa nhà văn phòng thường thiết lập một thời gian làm việc cố định, thông thường từ 7:00 sáng đến 18:00 giờ từ thứ hai đến thứ sáu, và từ 07:00 sáng đến 13:00 giờ vào thứ bảy. Thời gian làm việc này có thể thay đổi tùy theo quy định của từng tòa nhà, nhưng sẽ được định rõ trong hợp đồng thuê văn phòng. Bất kỳ thời gian làm việc ngoài khung giờ quy định trong hợp đồng đều được coi là thời gian làm việc ngoài giờ, và khách thuê sẽ phải thanh toán một khoản phí bổ sung, gọi là phí làm việc ngoài giờ.

Phí ngoài giờ thường được sử dụng để bù đắp các chi phí phát sinh cho tòa nhà, bao gồm tiền điện thang máy, tiền điện cho các khu vực công cộng, chi phí nước sử dụng trong nhà vệ sinh, lương cho nhân viên vận hành, và đặc biệt là chi phí điều hòa trung tâm, đó là một trong những khoản chi phí lớn nhất.

Cách tính chi phí ngoài giờ của các tòa văn phòng cho thuê

Hiện nay, cách tính chi phí làm thêm giờ tại các tòa văn phòng cho thuê tại Hà Nội không tuân theo một quy chuẩn cố định mà thay đổi theo từng tòa nhà. Tuy nhiên, có tổng cộng 3 phương pháp phổ biến để tính chi phí làm thêm giờ tại các tòa văn phòng như sau:

Phương pháp 1: Tính theo văn phòng

Phương pháp này khá phổ biến và được nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng sử dụng. Theo cách tính này, mức phí làm thêm giờ đã được xác định sẵn cho mỗi văn phòng trong một giờ sử dụng. Ví dụ, trong hợp đồng sẽ quy định rõ phí làm thêm giờ cho mỗi văn phòng, ví dụ: 300.000VND/văn phòng/giờ.

Phương pháp 2: Tính theo diện tích thuê

Với cách tính này, tòa nhà sẽ xác định một mức phí làm thêm giờ trên mỗi mét vuông/giờ. Ví dụ, trong hợp đồng sẽ có quy định cụ thể về phí làm thêm giờ: 0,02 USD/m2/giờ. Nghĩa là chi phí làm thêm giờ sẽ bằng phí/m2/giờ nhân với tổng diện tích thuê. Ví dụ, nếu phí làm thêm giờ là 0,02 USD/m2/giờ và diện tích thuê là 300m2, thì chi phí làm thêm giờ sẽ bằng $0,02 x diện tích thuê x số giờ làm việc.

Tuy nhiên, cách tính này có thể dẫn đến nhiều mức giá khác nhau. Một số tòa văn phòng có giá cố định không phụ thuộc vào diện tích, nhưng cũng có tòa nhà với nhiều mức phí làm thêm giờ khác nhau dựa trên diện tích sử dụng. Ví dụ, với khách thuê từ 100m2 – 200m2, phí làm thêm giờ là 0,02 USD/m2/giờ, trong khi với khách thuê trên 200m2, phí làm thêm giờ là 0,01 USD/m2/giờ.

Phương pháp 3: Tính dựa trên thiết bị

Nhiều tòa văn phòng tính phí làm thêm giờ dựa trên thiết bị sử dụng, thường là các hệ thống điều hòa không khí hay gọi là tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho không gian làm việc. Tòa nhà sẽ xác định một số tiền/họng điều hòa/h giờ sử dụng. Ví dụ, 10 USD/FCU/h.

Với cách tính này, các doanh nghiệp hiếm khi làm thêm giờ thường sẽ không phải trả phí, và chỉ tính phí cho những doanh nghiệp thường xuyên làm việc ngoài giờ.