Những chi phí khi thuê văn phòng cần quan tâm

Ngoài vị trí thuận tiện, thiết kế hiện đại và tiện ích tiêu chuẩn, khi chọn một văn phòng cho thuê phù hợp, quý khách cần đảm bảo rằng mức chi phí thuê là hợp lý và phù hợp với nguồn tài chính của mình. Tuy nhiên, nhiều khách hàng thường hiểu sai rằng chi phí thuê văn phòng chỉ bao gồm tiền thuê theo diện tích mỗi tháng.

Chi phí khi thuê văn phòng gồm những gì

Trong tổng chi phí vận hành của văn phòng, không chỉ có tiền thuê mặt bằng hàng tháng, mà còn có nhiều khoản chi phí khác. Hãy cùng banlamviecdsg.com điểm qua và phân loại chi tiết các chi phí cần thiết khi thuê văn phòng để bạn có thể tính toán và quản lý ngân sách một cách hiệu quả cho doanh nghiệp của mình!

Các loại chi phí văn phòng thường được chia thành 5 nhóm chính, bao gồm: nhóm chi phí cố định, chi phí thực tế sử dụng, chi phí phát sinh, và chi phí thanh toán một lần trong suốt thời gian thuê.

Chi phí cố định khi thuê văn phòng

Dưới đây là các khoản chi phí bắt buộc thường gồm:

Tiền thuê văn phòng

Là số tiền phải trả hàng tháng cho việc thuê mặt bằng văn phòng, tính theo diện tích (m2) và thanh toán theo quý hoặc năm, tuỳ thuộc vào từng tòa nhà và hợp đồng đàm phán giữa khách thuê và ban quản lý tòa nhà.

Phí dịch vụ

Bao gồm chi phí dành cho các dịch vụ và tiện ích tại tòa nhà. Thông thường, các dịch vụ này có thể bao gồm lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước cho khu vực vệ sinh, đèn chiếu sáng và điều hòa không khí trong khu vực chung, vận hành thang máy, chi phí diệt côn trùng, và quản lý cây xanh. Phí dịch vụ thường không bao gồm các chi phí bất biến như tiền điện, phí đỗ xe ô tô và xe máy.

Thuế VAT

Không thể thiếu trong mỗi hợp đồng thuê văn phòng và được xem xét là một chi phí thuê cố định.

Nhóm chi phí theo thực tế sử dụng

Nhóm chi phí dựa trên thực tế sử dụng thường bao gồm:

Tiền điện điều hòa

Đây là chi phí mà khách thuê văn phòng phải trả dựa trên thực tế sử dụng, và nó được tính theo quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên, đáng chú ý là một số tòa văn phòng hạng A và B tại Hà Nội thường bao gồm tiền điện và điều hòa trong chi phí dịch vụ, trong khi đó, các tòa văn phòng hạng C thường không bao gồm chúng. Vì vậy, quý khách hàng cần xem xét kỹ trước khi thuê văn phòng để tránh các chi phí không mong muốn ngoài ngân sách thuê.

Điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng

Hầu hết các tòa văn phòng tính tiền điện dựa trên đồng hồ riêng của khu vực thuê văn phòng, và doanh nghiệp phải thanh toán chi phí này theo thực tế sử dụng.

Chi phí đỗ gửi xe

Quy định về chi phí đỗ gửi xe có thể thay đổi tùy theo từng tòa văn phòng cho thuê. Một số tòa nhà có chỗ đỗ xe máy và ô tô miễn phí, phụ thuộc vào diện tích thuê, trong khi các tòa nhà khác có quy định phí đỗ xe riêng biệt. Điều này nên được xem xét và đàm phán một cách cẩn thận trước khi thuê văn phòng.

Nhóm chi phí phát sinh

Là nhóm chi phí có thể xuất hiện dựa trên nhu cầu trong quá trình làm việc, thường bao gồm:

Phí làm ngoài giờ

Đây là chi phí mà các khách thuê văn phòng phải trả khi họ cần làm việc ngoài giờ làm việc chính của tòa nhà. Chi phí này bao gồm tiền điện cho thang máy, tiền điện cho khu vực công cộng, tiền nước cho WC, tiền dịch vụ và tiền điện điều hòa trung tâm. Mỗi tòa văn phòng có cách tính chi phí ngoài giờ riêng biệt, có thể dựa trên diện tích thuê (m2/h), họng điều hòa sử dụng hoặc mức phí cố định cho từng văn phòng.

Chi phí trong thời gian thi công nội thất

Thường, các tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê trong khoảng thời gian lắp đặt nội thất, thời gian này thường tùy thuộc vào diện tích thuê (thường từ 15 – 45 ngày với văn phòng cho thuê tại Hà Nội). Tuy nhiên, khách thuê vẫn phải trả tiền phí dịch vụ và chi phí điện sử dụng trong thời gian này.

Phí hoàn trả mặt bằng:

Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng đều quy định rằng khi chấm dứt hợp đồng, người thuê sẽ phải thanh toán chi phí hoàn trả mặt bằng. Chi phí này bao gồm các khoản phí cho việc phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn, và hạng mục nội thất đã sử dụng trong thời gian thuê.

Một số chi phí thay đổi do quy định hợp đồng

Ngoài các chi phí đã nêu trên, còn một số chi phí quý khách thuê văn phòng cần chú ý, vì chúng có thể thay đổi dựa trên các điều khoản trong hợp đồng thuê, bao gồm:

Diện tích tính tiền

Diện tích tính tiền có thể được xác định theo nhiều cách khác nhau như diện tích thông thủy, diện tích tim tường, hoặc diện tích theo mép ngoài của tường và vách văn phòng. Một số diện tích, chẳng hạn như các cột trong văn phòng, cũng có thể được tính vào diện tích phải trả tiền. Việc này cần phải được đàm phán cẩn thận để tránh phải trả cho những chi phí không cần thiết.

Điều chỉnh giá thuê

Hầu hết các tòa văn phòng đều có quy định về việc điều chỉnh giá thuê văn phòng sau một thời gian thuê nhất định. Giá thuê có thể tăng hoặc giảm dựa trên biến động của thị trường. Điều này cần phải được xác định trong hợp đồng thuê.

Điều chỉnh tỷ giá

Hiện nay, nhiều tòa văn phòng chào giá theo USD và sau đó quy đổi sang tiền VNĐ để ký hợp đồng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Một số tòa văn phòng có quy định về điều khoản điều chỉnh tiền thuê dựa trên tỷ giá thực tế, trong khi một số khác không. Điều này cũng cần phải được đàm phán và rõ ràng trước khi ký hợp đồng để quý khách dễ dàng kiểm soát chi phí thuê văn phòng.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, và việc thực hiện nó một cách hợp lý đòi hỏi sự chú tâm và tuân thủ các hướng dẫn chính xác từ bộ phận kế toán. Dưới đây là một số nguyên tắc và bước hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lệ:

Giữ chứng từ và giấy tờ liên quan

Để hạch toán chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp cần phải duy trì các chứng từ quan trọng như hóa đơn, chứng từ thanh toán, và hợp đồng cho thuê văn phòng. Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp thuê văn phòng từ một công ty khác.

Xác định giá trị gia tăng (VAT)

Nếu giá trị thuê văn phòng vượt quá ngưỡng 20 triệu đồng và có VAT, tiền thuê phải được chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp thuê tới tài khoản của chủ sở hữu văn phòng. Cần phải có giấy tờ chứng nhận từ ngân hàng xác nhận giao dịch này.

Trường hợp thuê từ cá nhân

Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân và không có VAT, nghĩa là giá trị thuê từ 20 triệu đồng trở lên, không bắt buộc phải chuyển khoản. Tuy nhiên, vẫn cần phải có một biên bản xác nhận việc đã nhận tiền thuê nhà, cùng với chữ ký của chủ nhà.

Áp dụng nguyên tắc và quy tắc hạch toán

Doanh nghiệp cần tuân theo nguyên tắc và quy tắc hạch toán theo các quy định kế toán và thuế hiện hành. Việc này có thể bao gồm việc ghi nhận chi phí thuê văn phòng vào bảng cân đối kế toán và các tài khoản liên quan.

Kiểm soát và báo cáo

Cuối cùng, quá trình hạch toán chi phí thuê văn phòng cần phải được kiểm soát và báo cáo đúng cách. Điều này đảm bảo rằng tất cả các giao dịch và thông tin liên quan đều được ghi nhận và báo cáo cho bộ phận kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác.

Trường hợp thanh toán trước chi phí

Khi doanh nghiệp đã thanh toán trước chi phí thuê văn phòng, kế toán tiến hành hạch toán như sau:

• Nợ TK 331 (Tạm ứng hoặc nợ phải trả trước).
• Có TK 111 (Tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng).
• Có TK 112 (Tiền gửi tiết kiệm hoặc tài khoản tiền gửi).

Trường hợp thanh toán chi phí theo hàng tháng

Khi doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng và nhận được hóa đơn yêu cầu thanh toán, kế toán cần hạch toán như sau:

• Nợ TK 154 (Nợ phải trả hàng tháng).
• Nợ TK 627 (Nợ phải trả VAT).
• Nợ TK 641 (Nợ phải trả dịch vụ thuê văn phòng).
• Nợ TK 642 (Nợ phải trả dịch vụ khác).

Doanh nghiệp cần xem xét mục đích thuê văn phòng và phục vụ bộ phận cụ thể để xác định chi phí cụ thể. Dựa vào điều này, kế toán tiến hành hạch toán như sau:

• Có TK 331 (Tạm ứng hoặc nợ phải trả trước).
• Có TK 111 (Tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng).
• Có TK 112 (Tiền gửi tiết kiệm hoặc tài khoản tiền gửi).

Trường hợp chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ

Khi hạch toán chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ, cần xem xét mục đích sử dụng để xác định các chi phí cụ thể. Dựa vào đó, kế toán tiến hành hạch toán như sau:

• Nợ TK 242 (Nợ phải trả trước).
• Nợ TK 122 (Nợ phải trả trước khác).
• Có TK 331 (Tạm ứng hoặc nợ phải trả trước).
• Có TK 111 (Tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng).
• Có TK 112 (Tiền gửi tiết kiệm hoặc tài khoản tiền gửi).

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng

Chi phí sửa chữa văn phòng là một phần của chi phí sửa chữa tài sản cố định của doanh nghiệp và cần tuân thủ quy định của pháp luật khi hạch toán.

Theo quy định, sửa chữa tài sản cố định là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa nhằng khắc phục hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động, nhằm khôi phục năng lực hoạt động ban đầu của tài sản cố định.

Nâng cấp tài sản cố định là việc cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung cho tài sản cố định, nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm hoặc tính năng tác dụng so với trạng thái ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng.

Theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC, các chi phí đầu tư vào việc nâng cấp tài sản cố định được phản ánh vào giá trị tài sản cố định, không được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Các chi phí sửa chữa tài sản cố định không được tính vào giá trị tài sản cố định, mà cần được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng không vượt quá 3 năm.

Ví dụ, việc sửa chữa và cải tạo văn phòng hay nhà xưởng mà doanh nghiệp thuê là một chi phí sửa chữa lớn và phải tuân thủ các quy định này, không được tính tăng nguyên giá của tài sản cố định mà phân bổ vào chi phí kinh doanh trong khoảng thời gian không vượt quá 3 năm.

Mẫu bảng kê chi phí văn phòng

Mẫu bảng kê chi phí văn phòng là công cụ dùng để ghi chép và khai báo các khoản chi tiêu liên quan đến hoạt động văn phòng của một doanh nghiệp. Bằng việc thực hiện bảng kê này, doanh nghiệp có thể tổng hợp và kiểm tra các khoản đã chi trong hoạt động văn phòng, đồng thời tạo cơ sở cho việc quyết toán chi phí và ghi nhận chúng vào sổ kế toán.

Mẫu bảng kê chi phí văn phòng cần phải bao gồm các thông tin cơ bản như người chi tiêu, mục đích của chi phí, và số tiền đã chi trả. Mẫu này đã được quy định và hướng dẫn sử dụng cụ thể bởi Bộ Tài chính trong Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.